경기 양주의 한 제조업체 관리팀장은 최근 회계팀이 쓰는 AI, 마케팅팀이 쓰는 AI, 영업팀이 개인 카드로 결제한 AI까지 합쳐보니 한 달 AI 구독료가 생각보다 훨씬 많다는 사실을 알고 놀랐다고 합니다. 문제는 금액 자체보다, “우리 회사가 지금 AI 도구를 몇 개나 쓰고 있는지” 파악하는 데만 며칠이 걸렸다는 점입니다. AI 도구 구독 현황 파악이 안 되는 회사는 픽셀앤코드가 만나는 중소기업 현장에서 갈수록 흔해지고 있습니다.
이 글에서는 왜 이런 일이 벌어지는지, 그리고 특별한 예산 없이도 지금 당장 시작할 수 있는 점검 방법을 정리합니다.
AI 도구 구독 현황 파악, 왜 이렇게 안 될까요
부서마다, 심지어 팀원 개인마다 필요에 따라 AI 도구를 각자 구독하기 때문입니다. IT 부서나 경영지원팀을 거치지 않고 팀 카드나 개인 카드로 바로 결제가 가능한 구조라, 회사 전체를 관리하는 사람이 없으면 누가 무엇을 쓰는지 아무도 모르는 상태가 됩니다. 여기에 매달 새로운 AI 서비스가 출시되고 요금제가 바뀌는 속도까지 더해지면, 한 번 파악해도 금방 다시 낡은 정보가 됩니다.
왜 굳이 지금 챙겨야 할까요
AI 도구가 부서별로 흩어져 있으면 세 가지 문제가 함께 따라옵니다.
- 중복 비용: 이미 회사 차원의 라이선스가 있는데 개인이 따로 유료 결제를 하는 경우가 생깁니다.
- 데이터 위험: 계약서, 고객 명단, 견적 정보가 회사가 파악하지 못한 서비스에 그대로 입력됩니다.
- 계약 관리 공백: 자동 갱신되는 구독이 쌓이면서, 안 쓰는데도 매달 결제되는 항목이 늘어납니다.
특히 B2G 사업을 하는 회사라면 문제가 더 큽니다. 제안서나 계약 관련 문서를 어떤 AI 서비스에 입력했는지조차 기록이 없다면, 나중에 정보 유출 여부를 따져야 할 때 답할 수가 없습니다.
AI 인벤토리, 거창하게 시작하지 않아도 됩니다
가장 현실적인 출발점은 전사 도구를 강제로 통일하는 것이 아니라, 지금 쓰고 있는 것부터 목록으로 만드는 일입니다. 완벽한 통제보다 눈에 보이게 만드는 것이 먼저입니다.
1단계 - 카드 명세서와 청구 이메일부터 훑기
가장 빠른 방법은 회사 법인카드와 팀 카드 명세서에서 지난 3개월치 결제 내역을 뽑아보는 것입니다. “Anthropic”, “OpenAI”, “Notion AI”, “Copilot” 같은 이름으로 걸리는 항목을 엑셀로 정리하면 절반은 파악됩니다. 정규표현식을 조금 활용하면 이메일함에서 청구서만 골라내는 것도 어렵지 않습니다. 텍스트 패턴으로 데이터를 정리하는 방법은 비전공자를 위한 정규표현식 입문 글에서 기초를 확인할 수 있습니다.
import pandas as pd
# 카드 명세서 CSV를 불러와 AI 관련 키워드로 필터링하는 예시
df = pd.read_csv("card_statement.csv", encoding="cp949")
keywords = ["ANTHROPIC", "OPENAI", "MICROSOFT COPILOT", "NOTION", "GOOGLE ONE AI"]
mask = df["가맹점명"].str.upper().str.contains("|".join(keywords), na=False)
ai_expenses = df[mask][["결제일자", "가맹점명", "결제금액"]]
print(ai_expenses.groupby("가맹점명")["결제금액"].sum())이런 식으로 매달 반복되는 취합 작업은 pandas로 자동화하면 다음 달부터는 몇 초 만에 끝납니다. 엑셀 파일 여러 개를 매번 손으로 취합하고 계신다면 엑셀 반복 업무, 파이썬으로 10분 만에 끝내기 글도 참고하시면 좋습니다.
2단계 - 팀별 담당자에게 짧게 물어보기
카드 명세서만으로는 무료 요금제나 개인 결제 건까지 잡히지 않습니다. 부서별 담당자에게 “지금 업무에 쓰는 AI 서비스가 있으면 이름과 용도만 알려달라”는 짧은 설문을 돌리는 것으로 충분합니다. 이때 중요한 것은 “왜 쓰면 안 되냐”는 추궁이 아니라 “회사가 무엇을 지원해줄 수 있는지 알아보기 위한 조사”라는 톤을 유지하는 것입니다. 금지 위주로 접근하면 오히려 응답을 숨기게 되는데, 이 문제는 섀도우 AI 회사 대응 방법 글에서 다룬 가시화 우선 원칙과도 맞닿아 있습니다.
3단계 - 목록에 최소 정보만 남기기
파악한 도구는 표 하나로 관리해도 충분합니다. 화려한 관리 시스템보다 아래 다섯 개 열만 채운 엑셀 시트가 실무에서는 더 오래 유지됩니다.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 도구명 | 서비스 이름 |
| 사용 부서/담당자 | 실제 사용자 |
| 용도 | 어떤 업무에 쓰는지 |
| 요금제/월 비용 | 결제 금액 |
| 계약 갱신일 | 다음 결제 예정일 |
이 표는 한 번 만들고 끝나는 것이 아니라 분기마다 갱신해야 의미가 있습니다. 사람이 매번 손으로 업데이트하기 번거롭다면, 갱신일이 다가오는 항목에 조건부 서식으로 색을 넣어두는 것만으로도 놓치는 일을 줄일 수 있습니다.
파악한 다음엔 무엇을 해야 할까요
목록이 만들어지면 그다음은 정리입니다. 중복되는 서비스는 하나로 합치고, 회사 업무 데이터를 다루는 도구는 개인 계정이 아니라 팀 또는 엔터프라이즈 계정으로 전환하는 것이 우선입니다. 특히 계약서나 고객 정보처럼 민감한 데이터를 다루는 업무라면, 어떤 등급의 정보를 어떤 도구에 입력해도 되는지 기준을 정해두는 것이 좋습니다. 이런 기준을 처음부터 문서로 만드는 방법은 사내 AI 사용 가이드라인 만드는 법 글에 정리되어 있습니다.
비용 측면에서도 통합의 효과는 생각보다 큽니다. 개인이 각자 결제하던 유료 요금제 서너 개를 회사 차원의 팀 요금제 하나로 합치면, 월 비용이 줄어드는 것은 물론 데이터가 어디에 남는지도 훨씬 명확해집니다. 반대로 통합을 미룰수록 도구 수는 계속 늘어나고, 나중에 정리하려 할 때는 이미 각 팀의 업무 방식에 도구가 깊이 얽혀버려 손대기가 더 어려워집니다.
마무리
AI 도구 구독 현황 파악은 한 번에 완벽하게 끝내야 하는 프로젝트가 아니라, 매 분기 조금씩 챙기는 습관에 가깝습니다. 카드 명세서 확인, 부서별 짧은 설문, 표 하나로 시작해도 충분하며, 이 과정에서 드러나는 중복 비용과 데이터 위험만 줄여도 실질적인 효과가 있습니다. 픽셀앤코드는 이런 현황 파악 작업을 엑셀 자동화 스크립트로 정리하거나, 정리된 결과를 바탕으로 사내 AI 사용 기준을 함께 설계하는 작업을 지원하고 있으니, 도구는 많은데 정리가 안 되어 답답하다면 편하게 문의해 주셔도 좋습니다.